¿Están las empresas preparadas para la modalidad de teletrabajo?

En menos de cuatro meses el Covid-19 obligó a los gobiernos de todo el mundo a tomar medidas extremas para proteger la salud de sus habitantes, entre ellas el cierre de aeropuertos, terminales y muelles, la cancelación de eventos masivos, entre otras precauciones que pueden afectar de manera importante la economía, así como el confinamiento que es la medida que más ayuda a mitigar el número de contagios. Esto nos lleva a repensar la forma de trabajar. Hoy más que nunca las empresas están conscientes de su rol en este momento como soporte del sistema social y económico y enfrentan un nuevo escenario laboral. Para lograr un paso exitoso por la crisis actual sin exponer a sus colaboradores, las compañías deben acudir al trabajo remoto o teletrabajo, pero la mayoría de ellas no estaban preparadas para implementar este tipo de modalidades laborales, tal como lo reconoce el experto Juan Camilo Ruíz Benjumea, product manager de InterNexa, compañía líder en soluciones tecnológicas para empresas.

¿Qué tan nuevo es el concepto de teletrabajo en el mundo laboral?

Los temas de trabajo remoto no son iniciativas nuevas, hay muchos países que han venido trabajando fuertemente en estos esquemas que llamamos teletrabajo. Han sido países desarrollados, en su gran mayoría, los que regularmente son golpeados por situaciones climáticas. Uno de los grandes ejemplos son Canadá y Estados Unidos en donde en una mañana una nevada o algún evento impide el traslado de sus empleados desde sus hogares hacia las oficinas. Estos motivos de fuerza mayor han exigido que en muchos de esos países, las grandes empresas tengan mecanismos instituidos para poder manejar los temas de teletrabajo. En estos lugares se ha desarrollado esta modalidad no solo ante situaciones de fuerza mayor, sino también por razones de calidad de vida. Sobre esas tendencias, que han sido iniciativa propia de cada organización, de alguna manera los gobiernos han venido estableciendo marcos regulatorios para garantizar que un empleado en la modalidad de teletrabajo tenga iguales derechos y deberes, en cuanto a salud ocupacional, seguridad en el trabajo, que los que están en las oficinas físicas.

¿En Colombia existen normas legales en esta materia?

Hace unos tres años la legislación colombiana ha venido trabajando en desarrollar ese marco regulatorio para garantizar los deberes y los derechos que tanto para el trabajador como para la empresa.

¿Pero esta crisis evidenció que en este campo aún estamos en pañales?

En cierta forma esta situación nos cogió con los calzones abajo. Aunque muchas de las grandes empresas han venido y entendiendo esta realidad, aplicando ese marco regulatorio para ubicar parte de sus empleados en la modalidad de trabajo remoto, las cuales venían estableciendo mecanismos y procedimientos al menos para garantizar entre un 60 y un 70% el cubrimiento de las actividades. Sin embargo la llegada del COVID-19 tomó por sorpresa a muchas empresas, que si bien se estaban preparando para esto les hacía falta ese otro 40 %, en tanto que otras no tenían previsto ningún mecanismo o procedimiento.

¿Antes de la pandemia qué porcentaje de las empresas venían trabajando en forma remota?

Una cifra como tal, del Dane o de alguna entidad oficial, no la conozco. Pero en el mercado se ve que no más de un 10 % de las organizaciones estaban preparadas para enviar su fuerza laboral a realizar un trabajo remoto. Es una cifra bastante pequeña, en comparación con Estados Unidos en donde el 30 % de las organizaciones está en capacidad de desarrollar actividades productivas de manera remota.

¿Sin embargo hay procesos que no se pueden realizar mediante teletrabajo?

En efecto, la mayoría de las organizaciones en sus procesos productivos tienen personas que realizan actividades administrativas, comerciales y operativas. En los dos primeros casos, es probable que el desarrollo de sus labores pueda ser adecuado para este nuevo esquema de trabajo, pero las actividades operativas, es decir aquellas en que el operario necesita maquinaria o algún tipo de dispositivos o herramientas o materias primas, no va a poder ser objeto de una estrategia de teletrabajo. Así que cuando hablamos que nos cogieron con los calzones abajo es posible que las organizaciones, una vez había implementado la estrategia del teletrabajo, no la puede aplicar para el 100% de sus empleados porque dentro de su cadena de valor no todos los procesos son susceptibles de esa modalidad.

¿Ante esta nueva realidad, cómo lograr tener éxito en este tránsito?

Allí hay que mirar varias cosas, pero sobre todo lo que toda organización debe realizar es una estrategia para definir ese plan o los mecanismos de trabajo remoto. Y en ella la organización debe determinar tres cosas: 1. Identificar, efectivamente, en su cadena de valor cuáles son esos procesos productivos que pueden ser llevados a un mecanismo de trabajo remoto. En este punto, hay que tener especial cuidado en que toda empresa debe identificar cuáles procesos requieren algún tipo de material, herramientas o equipamiento que única y exclusivamente pueda tener en su sede física. 2. Identificar cuáles son las personas que pueden hacerlo. Eso es lo que llamamos la cultura organizacional, en donde hay que tener en cuenta que muchos empleados no van a estar dispuestos o no se van a sentir a gusto trabajando desde su residencia. Este proceso debe estar acompañado por un esquema de responsabilidad social y está muy atado al tema de pertenencia empresarial, es decir fortalecer en los empleados que harán teletrabajo la necesidad de que ellos –si bien van a estar en su casa- deberán desarrollar sus actividades productivas con el objetivo de que su empresa no disminuya y pueda sobrevivir en esa relación. 3. Identificar cuáles son las herramientas o aplicaciones que se tienen y utilizar para el desarrollo del día a día y cuáles son las herramientas adicionales que se van a necesitar para poder habilitar el acceso desde la residencia de los trabajadores para hacerlo.

¿Este es ya un asunto de seguridad y protección de la información?

En este punto es donde en algún momento la gran mayoría de las organizaciones, ante la premura de la llegada de esta pandemia, puede tomar decisiones que probablemente van muy orientadas a restablecer su productividad, pero al no utilizar herramientas adecuadas es posible que esté asumiendo unos riesgos que pueden llegar a tener un impacto muy importante dentro de la empresa. Es el caso de los riesgos asociados al tema de la seguridad de la información, dado que utilizar aplicaciones gratuitas o aquellas que usualmente utilizamos en las labores personales pero que ahora se van a emplear para asuntos de información corporativa, almacenamiento de información en sitios de dudosa reputación. Estas herramientas, si bien son gratuitas y pueden prometer muchas cosas, pero por esta misma característica no necesariamente son confiables.

¿Qué hacer, entones, para no fracasar en el intento?

Muchas veces el afán no queda sino el cansancio. En el afán de las organizaciones de poder desplegar el trabajo remoto, lo que están haciendo es poniendo en riesgo mucha parte de la información que maneja a nivel corporativo al utilizar herramientas que probablemente no son las más adecuadas. Así que establecer y definir una estrategia lo más adecuada posible, es lo más sencillo y fácil para tener un mecanismo adecuado de trabajo remoto que debe recoger esos tres pilares: los procesos, la cultura organizacional y  las herramientas necesarias para poder ejecutar y hacer realidad la estrategia de trabajo remoto.

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