POLÍTICA PARA LA PROTECCIÓN Y TRATAMIENTO DE LOS DATOS PERSONALES

POLÍTICA PARA LA PROTECCIÓN Y TRATAMIENTO DE LOS DATOS PERSONALES

POLITICA DE TRATAMIENTO DE LA INFORMACION

TELEDISCA S.A.S., garantiza la protección de derechos como el Habeas Data, la privacidad, la intimidad, el buen

nombre, la imagen, con tal propósito todas las actuaciones se regirán por principios de buena fe, legalidad,

autodeterminación informática, libertad y transparencia.

Quien en ejercicio de cualquier actividad laboral, comercial, civil o de cualquier naturaleza legal, sean estas

permanentes u ocasionales, pueda suministrar cualquier tipo de información o dato personal a TELEDISCA S.A.S.

y en la cual esta actúe como encargada del tratamiento o responsable del tratamiento podrá conocerla,

actualizarla y rectificarla.

MARCO LEGAL

✓ Constitución Política, artículo 15.

✓ Ley 1266 de 2008 (Habeas Data Sobre Datos Financieros y Crediticios).

✓ Ley 1581 de 2012 (Habeas Data).

✓ Decretos Reglamentarios 1727/2009, 2952/2010 y Decreto Reglamentario 1377/2013.

✓ Sentencias de la Corte Constitucional C – 1011 de 2008, y C – 748 del 2011

Uso y finalidad del tratamiento

Los datos personales son utilizados para:

✓ Ejecución del contrato suscrito entre las partes

✓ Pago de obligaciones contractuales

✓ Envío de información a entidades gubernamentales o judiciales por solicitud expresa de la misma

✓ Soporte en procesos de auditoria externa/interna

✓ Envío/Recepción de mensajes con fines comerciales, publicitarios y/o de atención al cliente

✓ Registro de la información de los candidatos, clientes, empleados y proveedores en la base de datos de

la Compañía

✓ Contacto con candidatos, clientes, empleados o proveedores para el envío de información relacionado

con la relación contractual, comercial y obligacional que tenga lugar

✓ Recolección de datos para el cumplimiento de los deberes que, como responsable de la información y

datos personales, le corresponde a la Compañía

✓ Tener seguridad o prevención de posibles fraudes

✓ Proporcionar un efectivo servicio al cliente

✓ Cualquier otra finalidad que resulte en el desarrollo del contrato o la relación con la Compañía.

Información de registro de visitantes

Con propósitos de campañas publicitarias y mercadeo

La información entregada será utilizada sólo para los propósitos aquí señalados, y TELEDISCA S.A.S. no procederá

a vender, licenciar, transmitir o divulgar la misma fuera de la Compañía salvo que:

✓ Se autorice expresamente a hacerlo

✓ Sea necesario para permitir a contratistas o agentes prestar los servicios que se les ha encomendado

✓ Con el fin de proporcionar productos o servicios

✓ Sea divulgada a las entidades que prestan servicios de marketing en nombre de TELEDISCA S.A.S. o a otras entidades con las cuales se tengan acuerdos de mercadeo conjunto

✓ Tenga relación con una fusión, consolidación, adquisición, desinversión u otro proceso de restructuración

✓ Según sea requerido o permitido por la ley.

A fin de poner en práctica los propósitos descritos anteriormente, los datos personales podrán ser divulgados con

los fines dispuestos anteriormente al personal de Gestión Humana, encargados, consultores, asesores y a otras

personas y oficinas según corresponda.

TELEDISCA S.A.S. podrá subcontratar a terceros para el procesamiento/tratamiento de determinados datos o información, quienes actuarán como ENCARGADOS del tratamiento. Cuando efectivamente se subcontrate con terceros el procesamiento de la información personal o se proporcione la información personal a terceros prestadores de servicios, se advierte a dichos terceros sobre la necesidad de proteger dicha información personal con medidas de seguridad apropiadas, se les prohíbe el uso de la información personal para fines propios y se les impide que divulguen la información personal a otros.

DEBERES DE TELEDISCA S.A.S. COMO RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES

TELEDISCA S.A.S., cuando actúe como Responsable del Tratamiento de datos personales, cumplirá con los siguientes deberes:

✓ Garantizar al Titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data.

✓ Solicitar y conservar, copia de la respectiva autorización otorgada por el titular.

✓ Informar debidamente al titular sobre la finalidad de la recolección y los derechos que le asisten por virtud de la autorización otorgada.

✓ Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.

✓ Garantizar que la información que se suministre al encargado del tratamiento sea veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible.

✓ Actualizar la información, comunicando de forma oportuna al encargado del tratamiento, todas las novedades respecto de los datos que previamente le haya suministrado y adoptar las demás medidas necesarias para que la información suministrada o este se mantenga actualizada.

✓ Rectificar la información cuando sea incorrecta y comunicar lo pertinente al encargado del tratamiento.

✓ Suministrar al Encargado del Tratamiento, según el caso, únicamente datos cuyo Tratamiento esté previamente autorizado.

✓ Exigir al Encargado del Tratamiento en todo momento, el respeto a las condiciones de seguridad y privacidad de la información del Titular.

✓ Tramitar las consultas y reclamos formulados.

✓ Informar al Encargado del Tratamiento cuando determinada información se encuentra en discusión por parte del Titular, una vez se haya presentado la reclamación y no haya finalizado el trámite respectivo.

✓ Informar a solicitud del Titular sobre el uso dado a sus datos.

✓ Informar a la autoridad de protección de datos cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los Titulares.

REGISTRO NACIONAL DE BASES DE DATOS

TELEDISCA S.A.S. se reserva, en los eventos contemplados en la ley y en sus estatutos y reglamentos internos, la facultad de mantener y catalogar determinada información que repose en sus bases o bancos de datos como confidencial de acuerdo con las normas vigentes, sus estatutos y reglamentos, todo lo anterior y en consonancia con sus derechos y actividades propias del giro normal de sus negocios.

TELEDISCA S.A.S. procederá de acuerdo con la normatividad vigente, a realizar el registro de sus bases de datos, ante El Registro Nacional de Bases de Datos (RNBD) que es administrado por la Superintendencia de Industria y Comercio. El RNBD, es el directorio público de las bases de datos sujetas a tratamiento que operan en el país; y que es de libre consulta para los ciudadanos.

AVISO DE PRIVACIDAD

El Aviso de Privacidad es el documento físico, electrónico o en cualquier otro formato, puesto a disposición del titular para informarle acerca del tratamiento de sus datos personales. A través de este documento se comunica al titular la información relacionada con la existencia de las políticas de tratamiento de información de TELEDISCA S.A.S. y que le serán aplicables, la forma de acceder a las mismas y las características del tratamiento que se pretende dar a los datos personales.

DERECHOS Y CONDICIONES DE LEGALIDAD PARA EL TRATAMIENTO DE DATOS DE LOS TITULARES

De conformidad con lo establecido en el artículo 8 de la Ley 1581 de 2012, el Titular de los datos personales tendrá

los siguientes Derechos:

✓ Acceder, conocer, rectificar y actualizar sus datos personales frente a TELEDISCA S.A.S.

✓ Por cualquier medio válido, solicitar prueba de la autorización otorgada a TELEDISCA S.A.S., en su condición de Responsable del Tratamiento.

✓ A recibir información por parte de TELEDISCA S.A.S. previa solicitud, respecto del uso que les ha dado a sus datos personales.

✓ Acudir ante las autoridades legalmente constituidas, en especial ante la Superintendencia de Industria y Comercio, y presentar quejas por, infracciones a lo dispuesto en la normatividad vigente en las normas aplicables, previo trámite de consulta o requerimiento ante el Responsable del Tratamiento.

✓ Modificar y revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el Tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales vigentes.

✓ Tener conocimiento y acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de Tratamiento.

FUNCIÓN DE PROTECCIÓN DE DATOS PERSONALES

TELEDISCA S.A.S. como empresa legalmente constituida, y en los términos establecidos en la normatividad vigente, actúa como RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO de Datos Personales a través de las distintas dependencias administrativas para el manejo de la base de datos de todos los empleados y candidatos a empleados (operativos y administrativos), clientes, visitantes y proveedores de la compañía, responsabiliza a las siguientes dependencias:

✓ Recursos Humanos para el caso de empleados y candidatos a empleados

✓ Mercadeo y/o Comercial para el caso de Clientes y Proveedores y Visitantes Estas dependencias deben cumplir con la función de protección de datos personales, y deben dar trámite a las

solicitudes de los titulares, en los términos, plazos y condiciones establecido en la presente política, para el

ejercicio de los derechos de acceso, consulta, rectificación, actualización, supresión y revocatoria a que se refiere la normatividad vigente sobre protección de datos personales.

En el evento en el que, el Titular considere que TELEDISCA S.A.S. dio un uso contrario al autorizado y a las leyes

aplicables, podrá contactar a un representante de la compañía a través de una comunicación motivada dirigida a una de las dependencias anteriormente indicadas, según sea el tipo de titular.

SEGURIDAD DE LA INFORMACIÓN Y MEDIDAS DE SEGURIDAD

En desarrollo del principio de seguridad establecido en la normatividad vigente, TELEDISCA S.A.S., garantiza las medidas técnicas, humanas y administrativas que son necesarias para otorgar seguridad a los registros evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.

UTILIZACION TRANSFERENCIA Y TRANSMISIÓN INTERNACIONAL DE DATOS PERSONALES E INFORMACIÓN PERSONAL

POR PARTE DE TELEDISCA S.A.S.

Dependiendo de la naturaleza de las relaciones permanentes u ocasionales que cualquier persona titular de datos personales pueda tener para con TELEDISCA S.A.S., la totalidad de su información puede ser transferida al exterior, sujeto a los requerimientos legales aplicables, con la aceptación de la presente política, autoriza expresamente para transferir y/o transmitir Información personal. La información será transferida y/o transmitida, para todas las relaciones que puedan establecerse con TELEDISCA S.A.S.

Sin perjuicio de la obligación de observar y mantener la confidencialidad de la información, TELEDISCA S.A.S., tomará las medidas necesarias para que esos terceros conozcan y se comprometan a observar esta Política, bajo el entendido de que la información personal que reciban, únicamente podrá ser utilizada para asuntos directamente relacionados con la relación propia de la relación con TELEDISCA S.A.S. y solamente mientras ésta dure, y no podrá ser usada o destinada para propósito o fin diferente.

TELEDISCA S.A.S. también puede intercambiar información personal con autoridades gubernamentales o públicas de otro tipo (incluidas, entre otras autoridades judiciales o administrativas, autoridades fiscales y organismos de investigación penal, civil, administrativa, disciplinaria y fiscal), y terceros participantes en procedimientos legales civiles y sus contadores, auditores, abogados y otros asesores y representantes, porque es necesario o apropiado:

✓ Para cumplir con las leyes vigentes, incluidas las leyes distintas a las del país de residencia.

✓ Para cumplir con procesos jurídicos.

✓ Para responder las solicitudes de las autoridades públicas y del gobierno, y para responder las solicitudes de las autoridades públicas y del gobierno distintas a las del país de residencia.

✓ Para hacer cumplir términos y condiciones de la compañía.

✓ Para proteger las operaciones de la compañía.

✓ Para proteger los derechos, privacidad, seguridad o propiedad de la compañía, los del titular o los de terceros.

✓ Obtener las indemnizaciones aplicables o limitar los daños y perjuicios que puedan afectar la compañía.